„Kdo chce kam, pomožme mu tam,“ říká známé české přísloví, které často bývá použito v negativním smyslu. Já ale věřím, že tento miniseriál nebude stejný případ a představí vám a zároveň pomůže pochopit, jak může iPad fungovat jako plnohodnotný pracovní nástroj pro ty, kteří jsou tomu nakloněni. Mně osobně se povedlo kompletně přesunout svou práci do jablečného tabletu a v tomto seriálu se podělím o zkušenosti a poznatky z toho, co vlastně práce na iPadu obnáší, co mi dala a co mi vzala.

Pracuji v české společnosti s přibližně 1 500 zaměstnanci jako vedoucí čtyř oddělení. Která to jsou, není pro tento příběh až tak důležité. Hlavní náplní mé práce je krom vedení zmíněných oddělení také komunikace s nejvyšším vedením, přípravy a organizace úkolů v mých týmech a z velké části se také účastním důležitých projektů, které určují budoucí směr naší společnosti.
iPad vlastním posledních několik let, ale až před rokem jsem ho začal používat aktivněji i v práci. Na poznámky z porad, jako úkolovník, na e-maily, ale nic zásadního jsem s ním ještě nevytvářel. Všechno změnil Honza Březina v prosinci 2017, když napsal na Twitter, že v lednu 2018 bude po roce znovu celý měsíc pracovat jen z iPadu. Tehdy jsem si řekl, že to je fajn výzva a zkusím to taky.

iPad Pro mi dával dostatečný výkon, aplikační základna byla tou dobou už dostatečná, a tak jsem si řekl, že to musí jít i v práci. První dny byly složitější. Najít si nový systém práce, uspořádání dat, komunikace, ale nakonec se to utřepalo. Uběhl leden a já nevytáhl z brašny zpátky MacBook, ale pokračoval jsem dál s iPadem až do teď.

Je potřeba si ještě na úvod ujasnit jeden fakt. A to, že existují pracovní pozice, které si s iPadem jednoduše neužijí tu radost jako já nebo Jura Ibl, který prošel stejnou životní změnou, tedy oproštění se od počítače. Mzdová účetní nebo finanční kontrolór, který tráví většinu své pracovní doby v Excelu s kontingenčními tabulkami, jednoduše nemůže pracovat pouze na iPadu. Není to typ práce, který by se dal plnohodnotně přenést do tabletu.

Ale je tady mnoho pozic, u kterých to možné je, a naprosto skvěle to jde realizovat u lidí, u nichž se neočekává operativa, ale vedení (a minimální operativa, protože té se málokdo skutečně zbaví úplně). Jde to a funguje to skvěle! Jen je potřeba chtít a nebát se změny. V následujících odstavcích se vám pokusím představit návod, jak efektivně pracovat pouze s iOS zařízením tak, abyste nemuseli sáhnout po počítači.

Přechod na iPad aneb jak se myšlenkově připravit?

Změna je asi to hlavní, co mě napadne, kdybych měl přechod na iPad nazvat jedním slovem. Nejedná se jen o prostou výměnu pracovního zařízení nebo o výměnu operačního systému a aplikací. Jde o ucelenou změnu toho, jak přistupujete k práci, jak budete fungovat v rámci porad, jak budete komunikovat s týmem nebo jak budete efektivní v rámci plnění úkolů.

Je přirozené, že lidský organismus reaguje na změnu, jíž není součástí, velice negativně. Člověk je během ní nucený proti své vůli měnit návyky a to většinou vede k neúspěchu. A stejné je to i u přechodu na iPad.

Mnoho z nás si našlo na iPadu aktivity, které jsou pro nás na tabletu příjemnější a jednodušší než na počítači. Takové čtení knih v iBooks nebo procházení webu po nedělním obědě v křesle je na tabletu fajn. Ale pokud byste svým kolegům přikázali, aby začali pracovat pouze s iPadem, tak s největší pravděpodobností zítra už do práce nepřijdou. Jednoduše proto, že pro ně není možné pracovat na tabletu stejným způsobem, jak byli zvyklí v minulosti. Nejsou na to totiž připraveni.

Proto, aby se změna spojená s přechodem na iPad povedla, musíte chtít a být na ni připraveni. Připraveni hledat nové cesty pro práci a nové postupy, jak vyřešit konkrétní problémy. Z vlastní zkušenosti z mého okolí vím, že pro většinu vedoucích pracovníků je iPad pouze nástrojem, který vytáhnou z tašky na letišti nebo ve vlaku, aby si zasurfovali na webu. Ti pokročilejší zvládnou i odepsat na e-mail. Jinak mají v iPadu pouze aplikace pro zábavu, nic pracovního. A tím padá celý význam iPadu jako pracovního nástroje.

Jednoduše nejsou mentálně připraveni plnohodnotně pracovat s iPadem. Nechtějí opustit své zaběhlé zvyky a hledat nové cesty, jak pracovat, bojí se přesunout svá data do cloudu nebo jen jednoduše nemají prostor se s iPadem učit. Jenže to pak máte v brašně Ferrari a jezdíte s ním pouze pro noviny do trafiky na rohu.

Život v cloudu

Dalším předpokladem úspěšného přechodu na iPad jako pracovní nástroj je akceptování faktu, že data musíte mít uložena v cloudu a nebýt závislí na datovém úložišti zařízení. Operační systém iOS je už dnes plnohodnotně připravený na tento přístup a velkým obloukem se tak vyhnete problémům ztráty dat.

Je lidskou vlastností hromadit a „křečkovat“ a data jsou toho ideálním příkladem. Jen si vzpomeňte, kolikrát jste v práci slyšeli větu „ne, já to mazat nebudu, co kdyby se to někdy hodilo“. Pokud se k souborům nevracíte průběžně, tak vám garantuji, že se k nim už nikdy nevrátíte. Skutečně nepotřebujete ukládat několik GB záloh na USB flash discích nebo externích HDD.

Oprostěte se od toho a pokud máte možnost využívat cloudové úložiště, což u Applu máte v základu svého účtu, tak data ukládejte tam. Máte možnost se k nim dostat kdykoliv a odkudkoliv na světě. Stačí mít po ruce iPad nebo v nouzovém případě jen iPhone.

Jedna z hlavních podmínek úspěšného přechodu na iPad tedy zní: přesuňte svůj pracovní život do firemního cloudu (a třeba i ten soukromý do iCloudu).

Jak vypadá iOS kancelář

Moje iOS kancelář se postupem času vyvíjela, až jsem skončil po několika kotrmelcích s následujícím setupem, který už se nijak dramaticky nemění. Hlavním pracovním nástrojem je iPad Pro 9.7″ 32 GB ve verzi Wi-Fi. Velikost úložiště je díky tomu, že mám všechny pracovní dokumenty uloženy v cloudu, naprosto dostačující. Samozřejmě bych ocenil větší, ale to jen z důvodu her, které si čas od času užívám ve volném čase.

Wi-Fi variantu jsem volil proto, že doplňujícím zařízením k iPadu je iPhone 8 64 GB, ze kterého si udělám hotspot, kdykoliv potřebuji. iPad samotný je pak vybavený klávesnicí Apple Smart Keyboard a Apple Pencil. Oboje jsou skvělé doplňky, ale naprosto dramaticky je v mém případě rozdílný poměr jejich využití.

Bez klávesnice jsem si ještě před pár týdny nedovedl představit fungovat. Pak jsem si začal víc a víc hrát s diktováním a kdybych nebyl nucený sedět část pracovního dne v open office, tak bych si pravděpodobně vystačil jen s diktováním a bez klávesnice. Dovedete si představit, jak na vás kolegové koukají, když se snažíte srozumitelně mluvit na tablet?

Naopak s využitím Apple Pencil je to slabší, ale své uplatnění si taky najde. Na malůvky nových řešení a pro rychlé poznámky. Letos přibyly ještě AirPods, jenž jsou jako handsfree pro telefonáty a videokonference naprosto skvělé. Výhodou je, že všechna výše uvedená zařízení nabiju z jedné nabíječky.

Dlouho jsem uvažoval, zda uvést Siri jako součást mé iOS kanceláře, a nakonec jsem se rozhodl, že ano. Naším oficiálním firemním jazykem je angličtina, takže mi nedělá problémy se se Siri domluvit a vyřeší za mě poměrně dost aktivit. Cestou do práce mi přečte můj denní program, pošle SMS, zavolá, komu potřebuji, uloží připomínky nebo poznámky a celkově jsem se naučil využívat jejích schopností. Pořád věřím, že jednoho dne přijde její plná podpora pro češtinu, což by ji jako osobní asistentku posunulo o velký kus dál.

S iPadem bez papírů

Nemám rád papíry a vyhýbám se jim jako čert kříži. A i díky iPadu v kombinaci s Apple Pencil jsem schopný vyřešit poznámky, schvalování, připomínkování a podepisování dokumentů čistě v iPadu. Co si skutečně užívám, je připomínkování a komentování draftů dokumentů v MS Office pomocí Apple Pencil. Mé ručně psané poznámky, šipky a další kresby vidí kolegové přímo v dokumentu a celou aktivitu to dělá mnohem více interaktivní.

S posledními verzemi systému iOS a možností práce s dokumenty pomocí nativních nástrojů nebo prostřednictvím provázanosti s dalšími aplikacemi už skutečně není nutné tisknout desítky dokumentů a dělat si v nich ručně poznámky, které jste pak nuceni přepisovat do elektronické verze.

Nenosím s sebou ani žádný zápisník typu Moleskine. Na poznámky a rychlé úkoly využívám aplikaci Poznámky nebo pak OneNote, případně Připomínky a vše držím v elektronické podobě. Přináší mi to obrovskou výhodu vyhledávání v psaném textu, aniž bych musel listovat desítkami zápisníků.

Používejte tedy nástroje, které vám iPad dává tak, abyste nemuseli papír vzít do ruky. Já tak jednoduše šetřím svůj čas a i papíry.

Soustředění a zabiják operativy

Velkou výhodou prostředí iOS je jeho jednoduchost a nemožnost zmenšit okno aplikace a tím simulovat pracovní plochu z počítače. Sice si můžete spustit dvě aplikace paralelně a ještě je překrýt třetí aplikací z boku, ale tuto funkci budete využívat pravděpodobně jen v situaci, kdy skutečně nutně potřebujete. Nikoli jen tak z radosti, jak tomu často bývá na počítači.

Počet otevřených aplikací na počítači je mnohdy přímo úměrný velikosti externího monitoru. Čím větší monitor, tím více aplikací. Velikost iPadu vám to nedovolí. Tím pádem na vás nebudou působit rušivé elementy během práce. Samozřejmě to můžeme ještě umocnit zapnutím režimu Nerušit, což z vás pak vytvoří skutečnou pracovní mašinu.

Ve výsledku máme režim, v rámci kterého vás systém nijak neruší a můžete se naplno soustředit na svou práci.

Další výhodou práce s iOS systémem a jeho aplikacemi je jejich částečné omezení. Nejedná se totiž o plnohodnotné aplikace, ale o jejich zjednodušené klony a tím pádem není možné provádět běžnou operativu tak, jak jste byli zvyklí v minulosti na počítači. Donutí vás to tudíž k delegaci většiny operativy na lidi, kterým má náležet, což je pro vedoucího důležité. Ten má mít volné ruce, aby vedl, mohl se věnovat svému týmu a neohýbal záda pod návalem operativy.

V příštím díle představím, jak konkrétně vypadá má každodenní práce, jak funguji v kanceláři a na cestrách, jaké aplikace využívám a jaké pracovní návyky jsem si s iPadem a iOS osvojil.

Radim Trávníček