Airtable

Už si nevzpomínám, kdy ke mne ta záliba dorazila, zkrátka jednoho dne jsem se rozhodl mít rád tabulky, grafy a všelijak hezky uspořádané informace. Vezmu-li v potaz jednu ze svých stěžejních prací, tím je vedení katedry na vysoké škole, na nemožnost potkávat se s Excelem si stěžovat nemůžu. Jak ale jistě tušíte, můj citový příklon k seznamům, databázím a tabulkám dostával při zacházení s molochem od Microsoftu zabrat. Pomalu ale jistě jsem Excelu začal využívat jen v těch naprosto nezbytných situacích, takže bych mohl naše setkávání nyní brát spíše jako příležitostná až takřka „slavnostní“.

Jenže odstřihnout od sebe Excel pochopitelně nevede k řešení, zvláště, pokud opravdu potřebuji evidovat desítky až stovky položek, ideálně je mít nějak propojené a snadno dostupné. Celou cestu vám zde popisovat nebudu, rozhodně v ní sehrály svou roli Numbers od Applu, stejně jako Google dokumenty. Právě ty mi poslední roky vypomáhaly k nejrůznějším aktivitám spojeným i s mou pedagogickou profesí. Mohl jsem je sdílet, studentům umožňovat do nich vstupovat. Nicméně na to, co bych všechno potřeboval, byl i Google krátký. Až jednoho dne…

Skoro na první pohled

Při jednom z takových mých pracovně-odpočinkových brouzdání po internetu jsem objevil novinku. Online aplikaci, službu, Airtable. Pustil jsem si promo video. Zkusil rozkliknout předpřipravené šablony. Podíval se do vlastností. Zjistil, jak se to má s cenou. A zaregistroval se.
Nebudu tvrdit, že na první pohled vzniklo vzplanutí. Minimálně však zájem, zvědavost, chuť se k Airtable v nějaké možné volné chvíli (čti ve chvíli, kdybych měl něco naplánovaného dělat, ale nechce se mi to, a tak hledám, čím to nahradit) vrátit – a poznat lépe. Jsou to nyní dva roky, co Airtable používám. Víc a víc.

Hned doplním, na čem ten zájem dát Airtable šanci stál.

1. Ačkoliv služba jako taková neumožňuje prakticky žádné kreativní kejkle s nastavením vzhledu, je stále graficky hezčí a na pohled líbivější, než jakákoliv „obarvená“ tabulka od Googlu či Microsoftu.

2. Už z videí bylo patrné, že nejde jen o pouhou cestu, jak začít dělat tabulky. Airtable sice tímto způsobem může sloužit, její síla více spočívá v konceptu databáze. A to mě zaujalo. Mít plnohodnotně propojená data mezi sebou se může hodit.

3. Nainstaloval jsem si mobilní aplikaci. A zjistil, že se s ní dělá fantasticky.

4. Vytvořil si první databázi, začal ji testovat v ostrém provozu. A zjistil, že to výtečně funguje.

Ne, co umí, ale co s ní dokážu

Výše uvedený nadpis přesně vystihuje můj přístup k technologiím. Jak k hardwaru, tak softwaru. Ne snad, že bych se (i v případě Airtable) uzamkl a neprohlédl si, jaké funkce a udělátka nástroj poskytuje. Přeci jen má představivost může být v tomto směru (byť působím na katedře, kde se dělají animované filmy) omezená. Nástroj jako takový však nemám ve zvyku hodnotit právě podle těchto vlastností, ale podle své osobní zkušenosti. A své schopnosti, jak vlastnosti nejen pochopím, ale zejména jak s nimi naložím.

O Airtable jsem už několikrát na svých sítích podotkl, že jej považuji za jeden z nejlepších nástrojů, jaké se mi kdy dostaly do rukou. Právě proto, nyní doplňuji, že jsem schopný jeho funkcionalitu uchopit a uzpůsobit tomu, co dělám a potřebuji. Funguje to, slouží mi to. A k tomu fungování a sloužení ještě podotýkám, že mám na mysli nejen funkce, ale i uživatelské rozhraní a rychlost. Obojí mají lidé kolem Airtable zvládnutou neskonale dobře. Databáze mám jednoduché i velmi složité, o desítkách i stovkách položek. Každou jinou. Vše ale vzniklo bez šedi ve vlasech (ta vzniká z jiných příčin, ale o nich si povíme spíše někdy u sklenky vína…). Občas jsem se mrkl na návodná videa (mimochodem, ta má Airtable, jako celou podporu, mimořádně vyvedená). Jindy dal vyloženě šanci jen své intuici. Tak či onak, šlo řádově o pár chvil. A v neposlední řadě – ačkoliv můj účet na Airtable dostává svou náplní už docela dost zabrat, nikterak není možné zpozorovat zpomalení, nechuť se mnou komunikovat. Jak webové rozhraní, tak desktopová varianta či ta pro telefon nebo tablet, nic neodmlouvá, funguje svěže, i když já už vyhlížím Večerníček s únavou na víčkách.

Abych tedy tuto část uzavřel, zjistil jsem, že s Airtable toho dokážu hodně. A zjišťuji postupně času, že víc a víc.

 

Airtable v praxi

V závěru předchozí části dost možná ve vás začala vznikat otázka: „Tak co s ním dokážeš? Už nám to prozraď!“ Nebudu napínat. Naopak, celý tento text je právě o mne a o Airtable, nikoliv o Airtable jako takovém. Proto se bez „případových studií“ neobejdu.

Jednou z podstatných aktivit, které do mého pracovního portfolia vedoucího ateliéru animované tvorby spadá, je podchycení audiovizuálních výstupů a jejich evidence co se týče distribuce. Filmů vznikne za rok několik, dokonce několik takových, které si zaslouží putovat po světě. A zatímco se kdysi dělal pouze seznam, poté tabulka v Googlu, nyní na to mám Airtable. Databáze Prezentace filmů je vlastně velmi jednoduchá. Ostatně, vznikla jako první a zatím jsem neměl důvod ji nějak významněji „upgradovat“. Vytvořil jsem v ní tři listy, přičemž v prvním eviduji filmy, ve druhém festivaly, ve třetím akce/kino distribuci.

V listu Filmy najdu všechny výstupy, které někam posílám. Mám u každé položky (čili filmu) podstatné informace, přiložené materiály, také klíčová slova, pokud bych potřeboval vyfiltrovat například pouze ty, které se tematicky pojí s ekologií, nebo jídlem, nebo jsou třeba pro děti.
V listu Festivaly naopak eviduji filmové festivaly – se všemi detaily: například místo konání, termíny akce i deadline pro přihlášku. Eviduji si u každého i kontaktní osobu. U položky konkrétního festivalu mám zaškrtávací okénko, abych věděl, zda jsem už na festival film přihlásil. U každého festivalu pak jsou i kategorie „přihlášené“, „přijaté“, „oceněné“. Asi vás napadne, že právě zde se bude hodit ono vzájemné propojení s jinou částí databáze, s Filmy. Na festival XYZ přihlásím určité filmy – připojím je k festivalu. Když některý vyberou do soutěže, jen jej pomocí + přidám do kolonky „přijaté“. Není pro mě nyní problém nejen mít představu o tom, co jsme kde hráli a měli v soutěži, ale snadno si při otevření konkrétního filmu zjistím, na jakých festivalech se hrál, na kterých dostal cenu. Abych věděl více o festivalu, jen to v kartě filmu rozkliknu a otevře se mi karta oné akce.

Když přeskočím více jak rok, ocitám se v přátelství s jinou databází, mnohem nabobtnalejší a pokročilejší. Jmenuje se Výuka Ano, rozhodl jsem se v podstatě kompletně veškeré své materiály překlopit do této databáze. Nejenže pro mne osobně bude užitečná, ale pomocí jediného URL odkazu ji můžu sdílet se studenty. A ti se tak ke všem podkladům dostanou. Bez registrace. Odkudkoliv.

Na Výuce stále ještě dělám a ladím ji. (Je to i díky tomu, jak více se sbližuji s Airtable, umím využít i skrytější vlastnosti nástroje.) Aktuálně čítá 10 listů. U listu Filmy jdu už do několika stovek položek. Každý film je přiřazen k nějakému tvůrci (a k tvůrci jsou přiřazené filmy), ale také ke konkrétnímu vyučovacímu předmětu. A nejen to, i ke konkrétnímu tématu daného předmětu (v dějinách filmu například Dítě, dospívání) a také ke konkrétnímu termínu samotné výuky. Vše je propojené, takže si můžu zvolit různý klíč k prohlížení. Můžu se podívat na ty filmy, které se vztahují k určitému tématu. Nebo pouze na ty, o nichž budu učit 3.10.2017. Nebo se mi zobrazí pouze ty filmy, které jsou pro daný termín výuky povinné. Můžu si zobrazit konkrétního autora a projít si jeho vybranou filmografii. Zjistit, kdy o něm budu v rámci školního roku (a v jakých předmětech) mluvit. A nejde pouze o filmy a režiséry. Jeden list se jmenuje Literatura, takže k položkám (ať už tvůrcům či filmům) můžu vytvářet/připojovat doporučenou či povinnou literaturu. Tu v Airtable mít buďto jen jako bibliografický záznam, nebo ji v elektronické podobě nahrát. Popřípadě dát link na webový článek. Vedle Literatury tu jsou pak listy Studio či Pojmy, protože třeba u Truffauta či Godarda najde student připojený pojem Francouzská nová vlna. Ten si tedy v kartě režiséra otevře, neb jej to určitě bude zajímat. Zjeví se mu karta Francouzská nová vlna s informacemi o této části dějin světové kinematografie. K tématu budou „přišpendlená“ jména tvůrců a filmy. Nebo literatura.

A v neposlední řadě je současně databáze i organizačním pomocníkem. Protože se zde operuje s předměty, může student vidět, jaké jsou podmínky pro splnění. A vzhledem k tomu, že mám nadefinované plnění předmětu prostřednictvím průběžného sbírání bodů, může si i kontrolovat, jak na tom aktuálně je. A zapsat se na prezentaci k vybranému tématu a filmu/tvůrci…

Ve výsledku je tak databáze Výuka poměrně velikým, přesto stále dle mých představ utvářeným, prostorem pro sdílení dat. Ať už pro mne samotného nebo pro mé studenty. Mohl jsem si sám určit, co potřebuji vyplňovat ke jménu tvůrce, k položce s filmem atd. Že si vždy připojím portrétní fotografii nebo obrázek z filmu. Že jsem si nadefinoval žánry nebo třeba země, a tak nemusím vše vypisovat, stačí vybrat ze seznamu přednastavených „tagů“. Čím víc vlastností má karta, tím pochopitelně různěji můžete pak v databázi dohledávat a výsledky filtrovat. Není proto problém najít jen ty filmy, které jsou o dětech a odehrávají se za druhé světové války. A natočil je někdo z Francie. Fantazii se prakticky meze nekladou.

A přeci jen ty funkce…

Nemá samozřejmě smysl, abych vás seznamoval s každou svou databází v Airtable. Stačí naznačit, že v této službě eviduji i personální záležitosti, plánuji a utvářím kompletní rozvrh celé katedry, vyloženě projektově řídím animační studio nebo v neposlední řadě si utvářím konkrétní cíle pro svůj vlastní osobní rozvoj a značím jejich „plnění“ (např. zde mám literaturu v různých oblastech, kterou potřebuji přečíst).

Postupně přicházím na další možnosti, které mi Airtable skýtá. U každé z položek totiž můžete nadefinovat jednotlivé „sloupce“, ty složky, které v kartě položky budete chtít vyplňovat. Od data, přes různé seznamy, štítky, materiály, až po automatické dopočítávání. Airtable komunikuje i s celou řadou služeb, takže není problém třeba právě z Google disku přidat dokument k položce v databázi.

Podstatná, co jsem nezmínil, je také flexibilita při zobrazování. Nejenže je možné všelijak seřazovat a filtrovat ona data (a takové výsledky i ukládat, abyste pak nemuseli vždy dělat každý krok), ale i si vybrat způsob, jak vám je Airtable ukáže. Může jít o tradiční tabulku. Může jít o karty. Nebo dokonce o sloupce typu kanban. Může jít o kalendář, nebo také lze vytvořit formulář, který jiní vyplní a vám se tak ona data do databáze nahrají. Je nutné doplnit, že mobilní zařízení si se všemi těmito typy zobrazení neporadí, ale předpokládám, že alespoň pro iPad budeme moci časem změnu očekávat.

Nemusím ani dodávat, že když si dáte zobrazení kupříkladu karet, i tak si můžete ještě nastavit, jaké základní informace budou vidět přímo na kartách (než je rozkliknete). U režisérů mám portrétní fotografii, datum narození a úmrtí, stát. U karet hodin předmětů třeba vidím povinné a doporučené filmy a to, kdy daná témata učím.

Je až s podivem, jak snadno lze i bez návodu zjistit, co všechno můžete upravit, aby výsledek byl pro vás opravdu optimální.

 

Sdílím, sdílíš, sdílíme

Už jsem to zmínil, ale potřebuji zdůraznit zvlášť. Veškeré výstupy můžete sdílet se světem. A to na několika úrovních. Pochopitelně, že je možné přizvat do databáze konkrétního člověka či tým. (Případně si udělat tým a v rámci něj různé databáze) Takoví uživatelé musejí mít účet. Mohou mít pak různá oprávnění, která jim nastavíte. V Airtable můžete u jednotlivých položek (v kartách) i komunikovat a sledovat změny, které se odehrály. (A případně jít do historie.)

Já sdílím občas pouze jednotlivé listy databáze, u Výuky sdílím kompletní databázi. Pomocí soukromého odkazu, který studenti dostanou. Nevýhodou, pokud sdílíte pouze list databáze, je, že nefunguje ono proklikávání – takže student by sice u režiséra viděl jeho filmy, ale už by si na žádný z nich nemohl kliknout a otevřít jeho kartu, protože ta je v jiném listu databáze. Proto musíte sdílet odkaz na databázi, samozřejmě s tím, že lidé zvenčí budou moci pouze číst, nikoliv editovat. Navíc je také možné, abyste vy v rámci tabulky nastavili, které z kategorií položek lidé uvidí, resp. které neuvidí. Když mám tabulku s průběžným hodnocením studentů, tak nemusejí vidět všechny mé poznámky, pouze označení splněných úkolů a nasbíraných bodů.

Sdílet se dá i pomocí kódu, takže si vložíte na svůj web okno, kterým do databáze vidíte. Není nutné vždy rozkliknout odkaz a otevřít databázi v prohlížeči, lze si ji prohlížet i coby součást webu, do kterého je vložená.

 

Tím to nekončí

Airtable poskytuje i několik různých šablon – ty mají svou výhodu zejména v rozšíření vědomí, s jakým lze o využití Airtable uvažovat. Já sám jsem se nechal inspirovat, ale vždy jsem si databázi tvořil od základu sám.

Mimochodem, obsah databáze je možné stahovat do formátu CSV anebo exportovat do podoby vhodné pro tisk.

Služba je a není placená. Záleží totiž na tom, kolik položek v databázi máte a kolik prostoru pro svá data potřebujete. Přehledný soupis typů účtů najdete na webu služby (https://airtable.com/pricing). Zatím funguji na bezplatném modelu, předpokládám, že jednoho dne přijde chvíle otevřít peněženku. Na stranu druhou, pokud se někdo zaregistruje do služby přes váš referenční link (https://airtable.com/invite/r/KaSxWXJx), dostanete drobnou odměnu. Zprvu to bylo 30 dolarů za člověka, nyní 10. A tak si lze vytvořit nějaký kapitál pro budoucí proplácení za užití služby.

Vzhledem k tomu, že Airtable za dva roky, co s ním pracuji, poposunul svou funkcionalitu, ale také vzhled k lepšímu, že na nástroji neustále vývojáři pracují, troufám si tvrdit, že investovat čas do jeho poznání a utvoření databází se vyplatí. Jak jsem zde už zmínil, za léta různých testů a recenzí jsem nepotkal službu, o nichž bych mohl říct, že je vlastně téměř dokonalá.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *