Náš časopis se věnuje hlavně nadšencům a koncovým uživatelům, ale na korporát trochu zapomínáme a to je škoda. Přitom dobré a fungující rady právě pro korporátní prostředí jsou doslova k nezaplacení. Proto rozjíždíme nový seriál, ve kterém rozpitváme (a zase se pokusíme složit) nejpoužívanější firemní kolaborativní platformy a jejich používání (ale i záludnosti) na Apple zařízeních. Protože věřte, nebo ne, ono to opravdu většinou není tak jednoduché, jako „instaluj a jeď“.

První díl bude seznamovací. Ale proč vlastně? Mohlo by se zdát, že tenhle seriál je už jen pro lidi a firmy, které už něco nasadily a s více či méně velkým úspěchem to používají. Ale to není tak úplně pravda. Spousta z nás dost často přemýšlí, jak budeme s kým spolupracovat. Ať už zakládáte malou firmu, nebo se podílíte na opensource projektu, nebo třeba vedete redakci magazínu plnou neukázněných redaktorů (že, Radime). Způsob práce je důležitější, než si myslíte. A dobře si vybrat a dobře začít je pak polovina úspěchu.

Tento článek si můžete přečíst i v PDF formátu.

Co je kolaborativní platforma, workplatforma a firemní prostředí?

Nejdřív si pojďme říct, o čem se v následujících týdnech budeme bavit. Kdo je firemním otrokem, tak jistě alespoň jednou za týden nadává na ty příšerné pracovní nástroje, ať už pracuje s jakoukoliv platformou. Tady nejde otevřít dokument, tady zase kolega posílá svoji vlastní verzi společné prezentace e-mailem, tady nemůže rychle najít tabulku, o které by přísahal, že ji měl včera otevřenou.

Firemní kolaborativní prostředí je sada nástrojů a aplikací, které firma využívá, aby měli všichni správná data a dokumenty k dispozici a mohli s nimi pracovat.

Co vše do takové platformy patří a má patřit?

• Kancelářské nástroje: Taková ta klasika, dokument, tabulky, prezentace,
• E-mailová platforma: E-mail je stále i v dnešní době (bohužel) hlavní komunikační metodou v rámci firem i mezi nimi. U té externí komunikace je to správně, u komunikace uvnitř firmy je to tragédie, ale ještě chvíli to tak asi bude. U e-mailu nejde jen o e-mailové schránky, ale i agendy, kalendáře anebo třeba distribuční kanály
• Komunikace: Nástroje pro vnitřní komunikaci uvnitř firmy, mezi jednotlivými lidmi, týmy nebo útvary. Ideální je, když to není jen sprostý kecálek, ale když se tímto nástrojem opravdu šíří informace a zadání práce, včetně sledování práce nad dokumenty a daty.
• Správa data a databází: Stále více se ukazuje, že tabulkový procesor je prostě špatná cesta. Chceme-li ve firmě spravovat strukturovaná data, dříve či později musíme pořídit jednoduchou databázi. Nemluvíme o ERP systémech anebo třeba o databázi smluv, ale o všech těch pseudoevidencích rozházených po různých tabulkách z Excelu a Numbers. A tady trh má ještě velké mezery.
• Řízený přístup a bezpečnost: Kromě samotného obsahu je důležité jej také skutečně vlastnit a kontrolovat, jak se s ním pracuje. Od klasifikace a citlivosti dat a dokumentů až třeba po bezpečnostní a antihackerské nástroje.

Apple – jednoduchý ale v praxi nepoužitelný

Bohužel, na nadpisu si po docela hořkých zkušenostech musím trvat. Kdo čte iPure pravidelně, asi si vzpomíná na moje články na téma používání technologií Apple v týmech. Na první pohled to vypadá a funguje dobře, ale v praxi to strašně drhne. Dva příklady za všechny: Máte-li seznam úkolů sdílet v týmu, tak doslova každá změna a každé přiřazení vám bude chodit jako notifikace, i když se vás vůbec netýká. Řešením je udělat si seznamy s různými skupinami, ale upřímně, tohle nechcete. Druhým je sice dobře fungující reálná kolaborace v Pages, Numbers a Keynote nad dokumenty, ale naprosto chybí práce s verzemi nebo třeba rezervace dokumentu tak, aby ho v daném kroku nemohl editovat nikdo jiný, než skončíte svou práci. A zrovna tohle je ve firemním prostředí funkce naprosto nezbytná.

Nástroje Applu pokrývají skoro celou škálu firemních potřeb až na správu dat a databází.

Microsoft – drahý ale dobrý

Nemusíme ho mít rádi, ale že je to etalon mu nemůžeme upřít. Za posledních 31 let Microsoft buď sám vybudoval, nebo si postupně koupil (jako u SharePointu) různé technologie pro spolupráci a snaží se je integrovat. Někde mu to jde lépe a někde zase moc ne.

Jeho cenová politika je dost brutální, nicméně za své peníze dostanete kompletní sadu nástrojů s velice obstojnou spoluprací. Od platformy Teams pro komunikaci a přístup k veškerým datům, až po SharePoint jako DMS a správu jakéhokoliv firemního obsahu. A pokud si dnes koupíte klasické PC, máte tak či tak jeho nástroje předinstalované rovnou ve Windows, takže začít je snadné.

Google Workspace – potřebný základ v prohlížeči

Google do vlaku kolaborativních platforem naskočil o dost později než třeba Microsoft anebo Novell, ale zase to stálo za to. Šel jinou cestou, jako webová firma šel cestou pouze webových aplikací fungujících na straně serveru bez nutnosti na klientském zařízení cokoliv instalovat. S tímhle přístupem sice tvrdě narazil do zdi u mobilů, ale i tomu se časem dokázal přizpůsobit.

Google má v portfoliu spíše základní nástroje, jako je tvorba dokumentů, prezentací a tabulek, co se týče obsáhlejší správy dat, tady mu nástroje citelně chybí. Pokulhává bohužel i v oblasti řízení přístupu k datům, naopak exceluje v jednoduchosti svých komunikačních platforem Google Meet a jejich spolupráce s ostatními nástroji ve firmě.

Alfresco – rovnou na to zapomeňte

Velice nadějným směrem se kdysi dalo Britské Alfresco. Původně vesměs placatý a nezajímavý webový systém DMS se postupně i díky přístupu opensource komunity rozrostl do nadějné správy dokumentů a jejich metadat. Právě správa, přiřazování a řízení metadat u dokumentů i u ostatního obsahu je u Alfresca hlavní a bohužel i jedinou zbraní.

A proč jsem tedy do nadpisu dal tak negativní tvrzení? Protože… ono to prostě nefunguje. Webové prostředí v Safari nic moc, pro plnou funkčnost si na Mac musíte nainstalovat prohlížeč na Chromu a na nějaké volání z lokální knihovny rovnou zapomeňte. Mobilní aplikace je pak vyloženě tragická a naprosto nepoužitelná. To ale platí i o oficiálním klientovi pro macOS, který narozdíl od toho pro Windows je také spíš noční můrou, než aby synchronizoval a fungoval.

Je ještě něco jiného?

Za částečně firemní kolaborativní platformy lze považovat třeba také GroupWise a nebo kanibalský OpenText CMS (obojí dosud pod firmou OpenText, kterou si nejspíš koupí v následujících letech IBM). IBM má ještě FileNet, ale to je opravdu spíš DMS na správu dokumentů.

Kdekdo považuje za firemní prostředí třeba i Slack, ale upřímně, to je opravdu spíš komunikační kecálek. Naopak třeba BaseCamp, Confluence, ClickUp a nebo třeba i Dropbox, či Box sice mohou dobře sloužit, ale nebyly k tomu určeny (až na výjimku v podobě Boxu). Dají se ohnout na potřeby firemní spolupráce, ale je to lámání přes koleno, byť menším týmům to může vyhovovat. Náš seriál se jim ale věnovat nebude.